Die fünf Fallstricke, die kaum ein Personal Trainer auf dem Schirm hat
In fast 29 Jahren Personal Training habe ich eine Sache immer wieder erlebt: Trainer beherrschen ihr Handwerk bis ins Detail – und übersehen genau die unternehmerischen Grundlagen, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden. In dieser Folge habe ich fünf unternehmerische Fallstricke zusammengetragen, in die Personal Trainer immer wieder hineingeraten sind. Nicht, weil sie es fachlich nicht draufhätten. Sondern weil ihnen nie jemand gesagt hat, dass es diese Stolperfallen überhaupt gibt.
Ich habe zu Beginn eine Sache klargestellt, die mir wichtig ist: Ich bin Business Coach und Mentor. Ich bin kein Steuerberater und kein Rechtsanwalt. Meine Aufgabe habe ich immer darin gesehen, Dich für diese existenziellen Themen zu sensibilisieren und Dir die Türen zu öffnen. Durchgehen und die richtigen Entscheidungen treffen musst Du gemeinsam mit den passenden Profis. Genau so habe ich diese Folge aufgebaut.
Fallstrick 1: Deine Rechtsform
Ich habe unzählige Kollegen erlebt, die gar nicht wussten, in welcher Rechtsform sie eigentlich unterwegs waren. Viele haben einfach ein Gewerbe angemeldet, weil ihnen irgendjemand gesagt hat, das gehöre sich so. Dabei ist das oft völlig überflüssig – und kann im schlimmsten Fall Tausende oder Zehntausende Euro kosten, die Du gar nicht hättest zahlen müssen.
Für die meisten von uns hat der Start als Einzelunternehmer bestens funktioniert: unkompliziert, schnell und beim Finanzamt einfach angemeldet. Wer aus einem Angestelltenverhältnis heraus nebenberuflich startet, sollte allerdings beim Finanzamt oder über den Steuerberater klären, welche Steuernummer gilt – hier habe ich gerade erlebt, wie eine Kollegin für die Selbstständigkeit eine komplett neue Nummer bekommen hat.
Sobald mehrere Kollegen zusammengehen, wird es interessant. Von der klassischen GbR habe ich dringend abgeraten – dort haften nämlich alle Gesellschafter mit ihrem privaten und geschäftlichen Vermögen. Meine Empfehlung ist stattdessen die Partnerschaftsgesellschaft: Sie trennt die Haftung der einzelnen Geschäftsfelder. Passiert einem Partner etwas, müssen die anderen nicht mit ihrem Privatvermögen dafür geradestehen. Eine GmbH wiederum ergibt erst ab einer bestimmten Größenordnung Sinn – etwa im Online-Business mit hohen Umsätzen. Für den klassischen Solo-Trainer ist sie meist überdimensioniert.
Worauf es mir ankommt: Die Wahl der Rechtsform ist keine Entscheidung für die Ewigkeit. Dein Business wächst – plötzlich kommen Angestellte, größere Verträge und höhere Risiken dazu. Deshalb muss die Rechtsform unterwegs immer wieder überdacht werden. Welche für Dich die richtige ist, entscheidest Du gemeinsam mit Deinem Steuerberater. Nicht allein.
Fallstrick 2: Die Freelancer-Falle
Die zweite Stolperfalle habe ich die Freelancer-Falle genannt – und dahinter steckt das Thema Scheinselbstständigkeit. In diesem Jahr hat es spürbar an Fahrt aufgenommen, trotzdem haben es viele Trainer noch nicht auf dem Schirm.
Das typische Szenario: Ein Trainer arbeitet fast ausschließlich in einem einzigen Studio. Das Studio vergibt die Aufträge, stellt die Räume, macht Vorgaben – und zahlt am Monatsende sogar den Trainer, nicht die Klienten das Studio. Damit stammt das gesamte Einkommen aus einer einzigen Quelle. Es fühlt sich selbstständig an. Rechtlich sieht es oft ganz anders aus.
Wer im Kern wie ein Angestellter arbeitet, nur ohne dessen Schutz, riskiert, dass die Tätigkeit als Scheinselbstständigkeit gewertet wird. Die Konsequenzen sind heftig: hohe Nachzahlungen, rückwirkend, für den Trainer und für das Studio. Das Tückische daran ist, dass es leise passiert – bis die Rentenversicherung um die Ecke kommt. Dann reden wir in der Regel nicht über ein paar Hundert Euro, sondern über fünfstellige Beträge, die im schlimmsten Fall das Aus bedeuten.
Mein Rat: Sorge dafür, dass Du wirklich selbstständig aufgestellt bist. Mehrere Auftraggeber, eigene Klienten, eigene Rechnungen, ein eigener Marktauftritt mit eigener Website, eigene Entscheidungen. Das ist übrigens genau das, worüber wir in den ersten beiden Folgen gesprochen haben: Wer eine klare Positionierung und eine eigene, zahlungskräftige Zielgruppe hat, ist nicht von einem Einzigen abhängig. Ob Deine Situation kritisch ist, klärst Du am besten mit einem Fachmann, dem Du sie im Detail schilderst.
Fallstrick 3: Versicherungslücken und Risiken
Beim dritten Punkt geht es um Absicherung – und hier räume ich gleich mit einer Haltung auf, die ich immer wieder erlebt habe: „Mit einem Versicherungsberater arbeite ich nicht, der will mir nur das Geld aus der Tasche ziehen.“ Wenn Du einen unabhängigen, vertrauensvollen Absicherungsexperten hast, der die Branche kennt und Deine Situation individuell analysiert, ist es völlig legitim, dass er über einen Abschluss verdient. Bezahlen tust Du ihn schließlich nicht.
Warum das so wichtig ist, habe ich an konkreten Situationen deutlich gemacht. Verletzt sich ein Klient und holt sich die Krankenversicherung das Geld beim Trainer zurück, hast Du ohne saubere Absicherung ein Problem. Und es muss gar keine Verletzung sein: Löst sich beim Bankdrücken eine Hantelscheibe und beschädigt Spiegel, Scheiben oder teure Technik, haftest Du – ohne Berufshaftpflicht schnell mit einigen Tausend Euro.
Die Berufshaftpflicht ist für mich die wichtigste Versicherung überhaupt, und trotzdem haben sie viele Trainer nicht. Andere verlassen sich darauf, dass ihre private Haftpflicht die berufliche Tätigkeit mit abdeckt. Hoffnung ist keine Absicherung. Frage konkret nach, ob Deine Tätigkeit als Personal Trainer wirklich mitversichert ist – ich habe mehr als einmal erlebt, dass die Antwort „Nein“ lautete.
Und was passiert, wenn Du selbst ausfällst? Ich weiß, wovon ich rede: Ein Fahrradunfall mit Schlüsselbeinbruch und später ein doppelter Beckenbruch haben mich jeweils drei Monate außer Gefecht gesetzt. Ich war heilfroh über meine Krankentagegeld-Versicherung, die meine laufenden Kosten aufgefangen hat. Berufsunfähigkeit, Krankentagegeld und Altersvorsorge sind elementar – und genau hier haben Trainer oft die größten Lücken. Ein einziger Zwischenfall darf Dich nicht ins Wanken bringen. Hol Dir dafür einen unabhängigen Absicherungsexperten an die Seite.
Fallstrick 4: Betriebsausgaben, an die kaum einer denkt
Wer seine Steuererklärung selbst macht, weiß oft gar nicht, was alles absetzbar ist – und verschenkt damit bares Geld. Viele Trainer führen ihr Business, als würden sie ihr Taschengeld verwalten. Es braucht eine ordentliche Buchhaltungssoftware und den klaren Blick dafür, was sich steuerlich geltend machen lässt.
Ich habe ein paar Kategorien genannt, über die Du unbedingt mit Deinem Steuerberater sprechen solltest:
- Fortbildungen: Nicht nur die Fortbildung selbst, auch die An- und Rückfahrt. Ich empfehle jedem, in einer einfachen Tabelle festzuhalten, wann und zu welcher Uhrzeit Du gefahren bist – je nach Zeit ergibt sich mehr Spielraum bei der Tagespauschale. Diese Übersicht drückst Du Deinem Steuerberater am Jahresende in die Hand.
- Fachliteratur und Equipment: Werden gern vergessen oder versehentlich übers Privatkonto gebucht, ohne dass der Beleg je zugeordnet wird.
- Arbeitskleidung anteilig: Hier lohnt der genaue Blick. Ich habe in einer Betriebsprüfung selbst erlebt, wie eng das Finanzamt das auslegt – mit der richtigen Begründung und Bestätigung lässt sich anteilig aber deutlich mehr geltend machen, als viele denken.
- Fahrtkosten und Auto: Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch? Wer pauschal die Ein-Prozent-Regelung wählt, verschenkt häufig richtig Geld. Beschäftige Dich mit den Vor- und Nachteilen.
- Bewirtung: Dich selbst kannst Du nicht einladen – ein Bewirtungsbeleg für Dein eigenes Essen bringt Dir nichts.
Zu viele Trainer sitzen am Jahresende mit einem Schuhkarton voller unsortierter Belege da, statt es von Anfang an richtig zu machen. Was in Deinem konkreten Fall in welcher Höhe absetzbar ist, beurteilt allein Dein Steuerberater. Ich zeige Dir nur die Türen. Aufmachen musst Du sie mit dem Profi.
Fallstrick 5: Hol Dir den Profi an die Seite
Der fünfte Punkt ist die Klammer um alles. Die meisten Trainer, die gescheitert sind, sind nicht an ihrer fachlichen Qualität gescheitert – sie waren hervorragend ausgebildet. Sie sind daran gescheitert, dass sie alles selbst machen wollten: die eigene Steuererklärung, das Herumwursteln mit Versicherungen, das nächtliche Googeln von Rechtsformen. Das ist die teuerste Sparsamkeit, die es gibt.
Mein erster Steuerberater hat mir damals gesagt, ich würde mit minus 15 Mark pro Stunde arbeiten und gerade mein Unternehmen vernichten. Heute gebe ich Dir diesen Leitsatz mit: Wer investiert, ist investiert. Such Dir Deinen Steuerberater nicht nach dem Preis aus, sondern danach, ob er das Personal Training versteht und weiß, wie ein Trainer tickt. Denselben Maßstab lege ich an den Absicherungsexperten an. Vier Folgen haben Dir damit das große Bild gezeichnet: Markt, Trends, Mindset – und heute das unternehmerische Fundament, das in vielen Ausbildungen fehlt.
Fazit
Diese fünf Fallstricke – Rechtsform, Scheinselbstständigkeit, Absicherung, Betriebsausgaben und die Zusammenarbeit mit den richtigen Profis – entscheiden im Hintergrund über den Erfolg Deines Personal Training Business. Sie sind kein lästiger Papierkram, sondern das Fundament unter dem Fundament. Hör auf, Dein Business wie ein Hobby zu führen. Führe ein Unternehmen – auch dann, wenn es ein Ein-Personen-Unternehmen ist. Reflektiere ehrlich: Gibt es einen dieser Fallstricke bei Dir? Wenn ja, beseitige ihn.
Häufige Fragen
Muss ich als Personal Trainer ein Gewerbe anmelden?
Nicht zwangsläufig. Ein Gewerbe ist zwar eine mögliche Rechtsform, aber für viele Trainer überflüssig und teilweise sogar nachteilig. Ob es für Dich passt, klärst Du am besten mit Deinem Steuerberater – nicht auf Zuruf.
Woran erkenne ich, ob ich scheinselbstständig bin?
Ein starkes Warnzeichen ist die Abhängigkeit von einem einzigen Auftraggeber, der Räume stellt, Vorgaben macht und Dich bezahlt. Sicher beurteilen kann das nur ein Fachmann. Mehrere Auftraggeber, eigene Klienten und ein eigener Marktauftritt reduzieren das Risiko deutlich.
Welche Versicherung ist für Personal Trainer am wichtigsten?
Für mich ist die Berufshaftpflicht die wichtigste Absicherung. Verlasse Dich nicht darauf, dass eine private Haftpflicht Deine berufliche Tätigkeit abdeckt, sondern frage konkret nach. Ergänzend sind Krankentagegeld, Berufsunfähigkeit und Altersvorsorge zentrale Themen.
Lohnt sich ein Steuerberater wirklich, oder kann ich das selbst machen?
Aus meiner Erfahrung ist die selbst gemachte Steuererklärung fast immer die teuerste Sparsamkeit. Ein Steuerberater, der die Branche kennt, holt in der Regel ein Vielfaches seiner Kosten wieder herein – an Geld, an Sicherheit und an Ruhe im Kopf.
Was leistet der Podcast, und was leistet er bewusst nicht?
Der Podcast sensibilisiert Dich für diese Themen und öffnet Dir die Augen. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Umsetzung arbeitest Du mit Steuerberater, Absicherungsexperten und – für den strukturierten Aufbau – mit einem Business Coach an Deiner Seite.
Shownotes:
Erwähnte Ressourcen:
- eBook „Das Steuer 1×1 für Personal Trainer & Coaches“: [https://eginhard-kiess.de/steuer-1×1/]
- Empfohlener Steuerberater Oliver Tartemann (kennt die Branche): [https://www.wita-tax.de]
- Empfohlener Absicherungsexperte Marco Adebar, unabhängig: [https://www.dertrainerberater.de]
Du willst nicht länger allein gehen, sondern Dein Personal Training Business mit klarer Struktur aufbauen?
- Mein Mentorship-Programm: [https://eginhard-kiess.de/mentorship-programm/] – Förderung ist möglich. Alle Infos: https://eginhard-kiess.de/foerderung-fuer-personal-trainer/
- Kostenloses Erstgespräch vereinbaren: [https://eginhard-kiess.de/erfolgstermin/]
- Podcast-Website: https://www.personal-trainer-podcast.de
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